Zeitmanagement macht unglücklich!

Zumindest wenn du dem perfekt optimierten Lebensplan hinterher hechelst, so wie er von vielen „Zeitplanprofis“ empfohlen wird. So wirst du vielleicht effizienter, aber nicht unbedingt glücklicher.

Du bist genervt von zu vielen E-Mails und du stehst permanent unter Zeitdruck? Du möchtest dein Leben am liebsten durch ToDo-Listen organisieren und deinen Kalender revolutionieren? Dann lies jetzt auf jeden Fall weiter!

Aber zunächst: Finde dein eigenes Tempo. Der eine braucht mehr Ruhe, weil er sich stets von anderen und der eigenen inneren Stimme angetrieben fühlt. Der andere braucht Ansporn, um den inneren Schweinehund zu überwinden. In diesem Artikel findest du Beides.

 

E-Mail-Management

 

Vielen Freiberuflern und Selbstständigen geht es ähnlich: Sie zählen täglich mehr als 50 Mails, Facebook-Messenger- und WhatsApp-Nachrichten.

Mach jetzt Schluss mit den Unterbrechungen! Jede Nachricht, und sei sie noch so unwichtig, lenkt dich von deiner aktuellen Arbeit ab. Und wenn du alle paar Minuten eine eingegangene Mail beantwortest, verlierst du viel Zeit.

Um dieser Zeitfalle zu entkommen, stell deinen Mail-Alarm und sämtliche Notifications am Smartphone ab. Sieh stattdessen ein- bis zweimal pro Tag gezielt in deinen Posteingang und beantworte die neuen Nachrichten im Block.

Viel Zeit lässt sich bei der Mail-Bearbeitung sparen. Entscheide bereits bei der ersten Ansicht, zu welcher der drei Arten die Nachricht gehört:

 

  • Sofort löschen – so viel und so schnell wie möglich. Newsletter abbestellen und niemals auf Scherz-Mails und andere Unwichtigkeiten antworten, sonst wirst du mit der Zeit immer mehr davon bekommen.
  • Bearbeite Mails, die sowohl wichtig als auch dringend sind, möglichst direkt nach dem Lesen. Überlege am besten bereits vorab, wie die Reaktion auf die Mail aussehen könnte. Wenn zum Beispiel ein Termin vereinbart wird, dann biete direkt Alternativen an. Das wird unnötiges Hin- und Herschreiben einschränken.
  • Mails, deren Bearbeitung lange dauert und die nicht wirklich eilig sind, verschiebst du in einen passenden Ordner. Richte einen themenbezogenen „To-do-Ordner“ ein und blocke dir im Kalender ein Zeitfenster mit Erinnerung, beispielsweise einmal pro Woche, an dem du diese Nachrichten in Ruhe beantwortest.

 

Mit folgenden Tipps kannst du dir und dem Empfänger das Leben erleichtern und Zeit sparen.

 

  • Textbausteine: Identische Inhalte (z.B. beim Booking) müssen nicht in jeder Mail neu geschrieben werden. Speichere dir Textbausteine ab zur Wiederverwendung. Mische dieses Vorgefertigte aber stets mit individuell Geschriebenem und persönlicher Ansprache. Sonst fühlt sich der Empfänger abgewertet.
  • Wichtigkeit: Nutze die Markierung für „dringend“ nur selten. Wenn du alle deine Mails so kennzeichnest, nutzt sich der Effekt schnell ab. Viel wirksamer ist, bereits in der Betreffzeile die Deadline für die Beantwortung vorzugeben („Für meine Planung benötige ich die Antwort bis…“).
  • Für Terminabsprachen sind durchschnittlich drei Mail-Wechsel nötig – oder ein kurzes Telefonat. Konflikte lassen sich in einem persönlichen Gespräch oder am Telefon viel besser lösen. Im direkten Kontakt sind Menschen nachweislich kreativer.

 

Wie du Zeitdruck erfolgreich abbauen kannst

 

Jeden Tag nimmst du dir bestimmte Aktivitäten vor, legst dir To-do-Listen zurecht und hast einen gepflegten Terminkalender, doch immer kommt etwas dazwischen und am Ende des Tages stehst du vor einem Berg unerledigter Aufgaben. Das Zeitmanagement, eigentlich gedacht als Hilfsmittel, wird zur Quelle von Spannung und Unglück.

Es ist also an der Zeit, umzudenken. Mach deine Zeitplanung zu einem echten Werkzeug, das dir das Leben erleichtert. Sag ab sofort statt: „Ich muss heute diese wichtige Aufgabe erledigen.“ zukünftig: „Ich muss für diese wichtige Aufgabe einen guten Tag finden.“ Dadurch wirst du vom Getriebenen zum Antreiber.

Woche statt Tag planen

 

Integriere in deinen Tagesplan nicht mehr deine To-do-Liste, sondern führe eine separate Liste mit den Dingen, die gemacht werden müssen (z.B. mit Trello). Morgens entscheidest du, welche dieser Aufgaben du heute anpackst und gibst einem der Punkte die Priorität. Dieser wird zuerst erledigt. Das gibt dir das Gefühl, etwas „abgehakt“ zu haben und der Rest des Tages steht immer unter dem Siegel, dass das Wichtigste bereits erledigt ist. Streiche erledigte Posten auf deiner Liste feierlich durch und freue dich, dass du etwas geschafft hast. Du bist der Boss, nicht dein Kalender!

Bedenke: kleine Ziele, kleine Erfolge – große Ziele, große Erfolge! Wenn du weiterhin nur das tust, was du zurzeit tust, dann erreichst du niemals mehr als das, was du zurzeit erreichst. Bitte verstehe unter „groß“ nicht, deine Tage noch dichter auszufüllen. Sondern setze dir als Ziel ein erfülltes, sinnvolles Leben mit einem gesunden Mix aus Arbeit und Entspannung. Tu anderen und dir selbst Gutes, in einem ausgewogenen Verhältnis.

Gegen Workaholismus ist ein Kraut gewachsen

 

Ein voller Terminkalender kann gut davon ablenken, dass die Arbeit, die du gerade machst, in bestimmten Bereichen sinnlos und unbefriedigend ist. Sei misstrauisch gegenüber jedem Termin: Ist er wirklich so nötig, wie er scheint? Wenn z.B. der Sonntag ein weißer Fleck in deinem Terminkalender ist, dann ist das ein gutes Zeichen. Wer nur arbeitet und niemals spielt, gammelt oder einmal ein bisschen Ekstase erlebt, der wird auf Dauer ein schrecklich langweiliger oder unzufriedener Zeitgenosse.

Verschiebe auch alle Arbeit, die du an geplant freien Tagen oder am Sonntag nicht mehr geschafft hast, auf nächste Woche, auch wenn du dadurch vielleicht mal einen Job verlierst. Der Preis, den du eines Tages zahlst, wenn du freie Tage ignorierst und weiterarbeitest, ist weit höher –> von kreativer Langeweile bis zum Burnout! Und es gibt wohl kaum etwas schlimmeres, als auf das was man liebt keine Lust mehr zu haben.

„Wenn ich nichts tue, wird mir langweilig“ sagst du dann vielleicht. Aber in der scheinbar nutzlosen Zeit steckt auch Potenzial: So mancher Geistesblitz ist bereits der Langeweile entsprungen. Viele Menschen suchen gar bewusst Langeweile oder Zeiten der Besinnung.

Friedrich Nietzsche hat die Langeweile einst in poetischer Weise als die „Windstille der Seele“ bezeichnet. Doch der Begriff ist heute zunehmend negativ besetzt. Wir suchen Möglichkeiten der Zerstreuung, damit sich keine Langeweile einstellt. Müßiggänger werden schnell als Faulenzer bezeichnet. Aber nimm dir doch einfach mal die Freiheit heraus, einen oder gar mehrere Tage am Stück gar nichts zu tun (auch nicht von Netflix berieseln lassen). Du wirst erstaunt sein, wie deine kreative Ader plötzlich zu explodieren scheint und du so auf lange Sicht wesentlich effektiver und entspannter bist!

 

Auf die kleinen Dinge kommt es an

 

Erledige lästige Routinen in winzigen Schritten, dafür aber jeden Tag! Dann sind die Jobs lächerlich klein. Sobald du eine Aufgabe länger als eine Woche liegen lässt, wächst sie zu einem beängstigend großen Ungetüm heran.

Wäsche waschen, Müll raus bringen, Schmutzgeschirr! Versuche, die eigentlich kleinen Haushaltsjobs (wer macht die schon gerne?) in deinen täglichen Ablauf zu integrieren. Mülltüte neben die Tür stellen, Teller spülen beim telefonieren, Podcast hören beim Staubsaugen. Das spart dir mehrere Stunden im Monat und es macht sich quasi von allein, da dein eigentlicher Fokus auf einer anderen Tätigkeit liegt.

 

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Beherzige die 3-Minuten-Regel

 

Setz dir als Zeitlimit drei Minuten und betrachten die Sofort-Erledigung der Aufgabe als sportliche Herausforderung: „Wenn ich die erforderlichen Infos innerhalb der nächsten drei Minuten bekomme, erledige ich das Ding sofort!“ In drei Minuten lässt sich allerhand schaffen: ein Anruf, nachschlagen in einem Ordner, im Internet suchen. Wenn du einen Brief sofort beantwortest, spielt die Qualität deiner Antwort eine untergeordnete Rolle. Der Absender ist beeindruckt von deiner Schnelligkeit und Verlässlichkeit, und die Sache ist erledigt. Besonders bequem funktioniert das bei E-Mails. Der Nachteil dort ist allerdings, dass deine Instant-Antwort oft erwartet wird und du damit nicht mehr besonders punkten kannst. Antwort speichern und erst ein paar Stunden später absenden, sonst schickt dir der verwöhnte Mail-Schreiber am selben Tag noch vier weitere Mails.

Das Sofort-System ist pures Gold wert, wenn du es zum Notieren deiner Einfälle nutzt. Berühmte Künstler jeder Richtung (Maler, Autoren, Komponisten, Philosophen) hatten meist in jeder Lebenslage ein Notizbuch zur Hand, in dem sie ihre spontanen Einfälle festhielten. Wenn du deinen Zeitplaner als Ideenspeicher benutzt, solltest du ihn immer bei dir haben.

Eine moderne Version des Ideen-Büchleins ist eine Datei namens Ideen.doc, die du während der Arbeit stets geöffnet halten kannst. Ich persönlich nutze dafür Evernote – so hast du dein Ideenbuch immer dabei und hälst es auch synchron mit allen anderen Geräten.

 

Der Kleinkram drängelt sich vor

 

Im Laufe der Zeit verblassen die großen Ziele und Träume. Stattdessen wird der Alltag zunehmend von dringenden Dingen regiert, die alle laut „Erledige mich!“ schreien, aber für dein Lebensziel unwichtig sind. Es geht zu wie in einem überfüllten Restaurant: Nur wer schreit, wird noch bedient.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität und ein unzufriedenes Grundgefühl ist das Diktat der Dringlichkeit. Jeder will etwas von dir, und zwar sofort. Folge: Du schiebst die großen Prioritäten deines Lebens beiseite. Der Kleinkram drängelt sich auf Platz eins. Das Geheimnis eines gelungenen Lebens: Gib dem Vorrang, was wirklich zählt.

 

Zufallsplaner

 

Nimm deinen Terminplaner zur Hand und trage in die To-do-Listen und die Terminspalten der nächsten zwei Monate relativ wahllos die Wörter „mein Lebenstraum“ ein. Dann wirst du dich mitten im Diktat der Pflichten daran erinnern, dass dein Leben nicht nur aus Kurzfristigkeiten besteht.

Ohne Uhr

 

Nimm deine Armbanduhr ab. Mache es ab und zu wie ein Kind: Lass dich von anderen an Termine erinnern. Lebe in der Zeit dazwischen in einem „zeitfreien Fenster“. Sehr heilsam ist es auch, sich nur nach den Klängen einer Kirchturmuhr zu richten: In der Zeit zwischen den Viertelstundenschlägen lebst du ohne direktes Zeitmaß.

 

Dein persönlicher Rhythmus

 

Nimm dir Zeit für einen kleinen Test: Setze dich entspannt auf einen Stuhl, sieh auf die Uhr und tue dann mit geschlossenen Augen fünf Minuten lang nichts. Denke während dieser Zeit daran, dass du jetzt lebst und dass die Ruhe dieser fünf Minuten dir nie wieder jemand wegnehmen kann. Wenn du meinst, dass fünf Minuten vergangen sind, öffne die Augen und sieh auf die Uhr. Nun kannst du erkennen, wie schnell du „tickst“:

 

  • Hattest du die Augen kürzer als viereinhalb Minuten geschlossen, schlägt dein innerer Takt zu schnell. Du neigst dazu, Zeiträume zu unterschätzen, und packst deinen Tag zu voll. Gönn dir mehr Pufferzeiten. Addiere bei Zeitberechnungen großzügig etwas zu deinen Gunsten dazu.
  • Hattest du deine Augen länger als fünfeinhalb Minuten geschlossen, „tickst“ du langsamer als die Uhr. Du neigst dazu, dir in weiser Voraussicht „Zeitpolster“ zu schaffen und Zeit zu „horten“. Du läufst Gefahr, dich selbst zu unterschätzen und die schnell an dir vorüberziehende Zeit als unabänderbares Schicksal zu betrachten. Schalte um von „Opfer“ auf „Täter“: Traue dir mehr zu und staune, welche Energiereserven in dir stecken.

 

Fast die gesamte Zeit unserer Ausbildung, unseres Berufs- und Privatlebens befassen wir uns mit dem, was wir tun, was wir tun werden und was wir in fernerer Zukunft tun sollten. So kommt eine Aktivität zur anderen, die Verpflichtungen wachsen, die persönliche Belastung steigt.

Mindestens so wichtig wie alle Aktivitäten aber ist die Frage: Was solltest du nicht mehr tun? Was solltest du beenden? „Entmanagen“ ist seit über 25 Jahren das Geheimnis erfolgreicher Selbstständiger.

 

Der Wert der Zeit

 

Wie du dir und anderen die euch geschenkte Zeit schenkst.

Viele Menschen sind so besessen von dem Gedanken, ihre Zeit nutzen zu müssen, dass sie sie gar nicht mehr richtig schätzen. Dabei lautet das Geheimnis der Zeit: Schenke dir und anderen mit vollen Händen von diesem wertvollen Schatz, und du wirst nicht ärmer, sondern reicher.

Genieße das Glücksgefühl, wenn du überraschend einen lieben Menschen triffst. Strahle einen Menschen, den du magst, bei eurer nächsten Begegnung an. Tue etwas ohne Zweck, das dir „nur“ Freude macht. Verlängere deine Mittagspause um einen Spaziergang. Lies alte Briefe. Bereite außer der Reihe für deine Familie oder Freunde ein Abendessen zu.

Lies ein Buch, als wärst du im Urlaub. Besuche deine eigene Stadt, als wärst du ein Tourist. Widme deiner Gesundheit großzügig Zeit: ärztliche Checkups, gesunde Ernährung, sportliche Betätigung.

Gib dir ein Jahr Zeit, um gelassener oder selbstbewusster im Auftreten zu werden. Übe täglich, aber habe Geduld mit dir. Dann machst du langfristig die Zeit zu deinem Freund.